万年こたつ

こたつに籠って本を読んで生きていきたい。

【本】思考整理に使える『トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術/浅田すぐる』

日本を代表する企業。トヨタ自動車。

 

大企業なので社員の数もやる仕事の量も半端じゃありません。そんなトヨタの社員たちが多岐にわたる仕事の内容を整理・共有するため行っていることが「紙1枚にまとめる」ことです。

 

重要なポイントを凝縮して1枚にまとめることで、無駄なことを省き必要なことだけを伝えることができます。

 

本書ではトヨタで行っている1枚にまとめるやり方、さらに著者オリジナルの自分の思考を紙1枚で整理する「エクセル1」と「ロジック3」を紹介しています。

 

 

 

  

 

1枚にまとめることで視認性アップ

大事なことを1枚にまとめようとすると無駄なことはどんどん省いていかないといけません。

 

そうすると必然的にその1枚には重要なポイントだけが残ります。

 

重要なことだけが書かれた1枚なので、最小限の時間で共有や振り返りができます。

 

 

フレームを作ることで「埋めたくなる心理」を利用する

会議の議事録とかレポートなどで資料をまとめることはたくさんあります。

 

紙1枚にまとめるといっても、いざ書こうとすると何から書いていいかわからなくなることってよくありますよね。

 

トヨタ式の1枚では最初に

 

伝える相手(読み手・目的)

テーマ

フレーム

 

を紙に書き、それに沿って全体を構築するやり方で1枚にまとめています。

 

「伝える相手」は、そのレポートは上司に見せるのか、何も知らない人に商品をプレゼンするために使うのかで書き方は変わるためです。

 

「テーマ」とはその目次みたいなものです。テーマを読むだけでその1枚で何を伝えたいのか理解できます。さらに最初に書いておくことで脱線することを防ぐことができます。

 

さらにテーマだけででなく、「フレーム」を先に書いておきます。

 

「フレーム」、つまり記入欄を枠で囲っておくと「埋めなきゃならない」という心理が働くのでより集中して書き込むのだそうです。

 

白紙の紙を前にすると何をしたらいいかわからなくなりますが、最初に上記の3つを書き込むことでスムーズに取り掛かることができます。

 

フレームをつくることで思考整理に使える

さらにこの「空白を埋めたくなる」心理を利用して、著者は思考整理の方法として「エクセル1」と「ロジック3」という方法を紹介しています。

 

エクセル1はあるテーマで思いついたことをどんどん書き出していくやり方です。

 

制限時間内に空白を埋め、さらにそれらをつなげたり書き加えたりすることで考えをまとめていく方法です。

 

ぐちゃぐちゃになった頭の中を一気に書き出すことですっきりさせることができます。

 

PCでやるのではなく手を動かして紙に書くほうが良いそうです。

 

「エクセル1」が頭の中を整理する方法ならば、「ロジック3」は相手に伝えることを整理する方法です。

 

話すことを一言にまとめる(P1)、さらにそれに対する問(Q1~Q3)を書き出すことで、伝えることを明確にしていきます。

 

プレゼンなどの資料を作る際にまず「ロジカル3」を行うと、軸がぶれずに資料を作ることができます。

 

 

「ロジカル3」はブログ書くときにも使えるのでは

資料を作るときに筋道を立てる「ロジカル3」ですが、このやり方はブログにも応用できるんじゃないかなーと思いました。

 

例えば本の感想を書くときに、

 

この本を一言で言うならを(P1)にして、それに対する問をQ1~Q3を想定して答えを書けば、それで記事の骨組みになりますよね。

 

ブログの書き方を調べると本文の前に、タイトルと見出しを先に決める、とよく見かけますし、それがそのままこのロジカル3に当てはまるのではないか。

 

と思い、この記事を書く前に試してみました。

 

読んだあとに思い浮かぶフレーズをザーッと書き出すだけでも感想がぐっと書きやすくなります!

 

結果的に記事を書く時間も短くなったので、しばらくは本を読んだあとはエクセル1とロジカル3を使って記事を書いていきます。